Как правильно хранить документы в офисе

Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки

Автор: Юлия Попик старший бухгалтер по расчету заработной платы

Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки

Автор: Юлия Попик
старший бухгалтер по расчету заработной платы

Во время работы организации накапливается много первичных документов. Их нужно собирать, хранить, и ни один нельзя выкинуть раньше срока.

Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть в бумагах, расскажем в этой статье.

Правильная организация хранения первичных бухгалтерских документов: нормативная база

Нет единого документа, в котором была бы собрана вся информация о том, как и сколько нужно хранить документы. Поэтому приходится руководствоваться несколькими нормативными актами, которые иногда противоречат друг другу.

О том, что организация должна хранить первичные документы, говорит статья 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ.

Требования к хранению бухгалтерских документов прописаны в пункте 6 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.

В нем, в частности, говорится, что:

  1. Первичные документы и регистры бухучета нужно передавать в архив.
  2. До передачи в архив их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
  3. Документы нужно комплектовать в хронологическом порядке.

Обязанность хранить данные бухгалтерского и налогового учета прописана и в Налоговом кодексе РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23).

Перечень учетных и отчетных документов, которые нужно хранить, можно посмотреть в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом же перечне для каждого вида документов указаны и сроки хранения.

Правила организации государственного архивного дела прописаны в Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Где хранить документы

По закону об архивном деле негосударственные организации вправе создавать свои архивы. Но такой обязанности у них нет. Фирма обязана лишь обеспечить сохранность документов и по требованию предъявить их контролирующим органам.

1С-WiseAdvice использует уникальную запатентованную технологию обработки первичных документов «Процессинг». Бумажные оригиналы «первички» сразу сканируются. Бухгалтер работает только с электронной копией документа, и всегда видит, какими операциями провели это документ. Неоспоримым плюсом является возможность оперативно подготовить ответ на запрос ИФНС. Клиент по запросу может получить базу электронных документов.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.

В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.

Постоянно придется хранить, например:

  • годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
  • передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
  • свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
  • Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок «постоянно» не может быть меньше 10 лет;
  • договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
  • документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
  • акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
  • договоры дарения;
  • документы по операциям с ценными бумагами;
  • переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
  • паспорта сделок.

75 лет нужно хранить документы по личному составу и о выплаченных доходах, например:

  • трудовые договоры;
  • реестры сведений о доходах физлиц;
  • ведомости на выдачу дивидендов;
  • лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.

Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

10 лет хранят документы, например:

  • по продаже движимого имущества;
  • договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
  • оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.

Особым образом определяется срок хранения документов, которые подтверждают полученный убыток. Организации на общей системе и на УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут в течение 10 лет переносить убыток на будущие периоды и за счет него уменьшать налогооблагаемую базу. Подтверждающие убыток документы организация обязана хранить в течение всего срока, пока он не будет использован полностью (п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Когда начинается отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности

В Приказе Минкультуры № 558 сказано, что отсчет нужно начинать с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. К примеру:

  • Для учетной политики – это год, когда ее в последний раз использовали для составления отчетности.
  • Для договоров – год окончания действия договора.
  • Для первичных документов – это будет год, когда документы были приняты к учету.
  • Для документов налогового учета – год, когда эти документа последний раз использовались для расчета налога.

Так, если в организации есть безнадежная задолженность, то хранить документы, подтверждающие эту задолженность, нужно еще 4 года после того, она будет списана (следует в совокупности из пп. 8 п. 1 ст. 23 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Для первичных документов, которые отражают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, срок отсчета начинается с момента, когда это имущество будет полностью амортизировано в налоговом учете (письмо Минфина России от 19.01.18 № 03-03-06/1/2598).

Для хранения электронных документов в законах отдельные сроки не оговариваются, соответственно, на них распространяются те же сроки, что и для бумажных.

Порядок хранения бухгалтерских документов ликвидированной организации

Если компании уже нет, а срок хранения документов еще не истек, уничтожать их нельзя.

О судьбе документов ликвидированных фирм говорит статья 23 ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Их нужно будет сдать в муниципальный архив, предварительно заключив договор.

Читайте также  Как работает АБС (антиблокировочная система abs)

Документы постоянного хранения и по личному составу передать с госархив нужно обязательно, хранение остальных можно организовать самостоятельно.

Что делать, когда истек срок хранения бухгалтерских и налоговых документов

По правилам, чтобы уничтожить документы, нужно сначала приказом руководителя создать экспертную комиссию.

Комиссия проводит экспертизу ценности документов и составляет акт о выделении к уничтожению документов. К нему прилагается опись дел, которые будут уничтожать.

После уничтожения нужно составить еще один документ – акт об уничтожении.

В одной папке могут храниться документы с разным сроком хранения, в таких случаях дела расшивают и документы, которые еще нельзя уничтожать, подшивают в новые дела.

Ответственность за хранение бухгалтерских документов

Если в организации во время проверки не окажется первичных документов (не оформляли, потеряли, уничтожили раньше времени и т.д.), фирму оштрафуют по статье 120 НК РФ на 10 тыс. руб., а если нарушение затрагивает больше одного налогового периода – на 30 тыс. руб. Если все это способствовало занижению налогов, минимальный штраф составит 40 тыс. руб.

Должностных лиц за отсутствие документов штрафуют по статье 15.11 КоАП РФ на 5-10 тыс. руб., а при повторном нарушении – на 10-20 тыс. руб. или дисквалифицируют на 1-2 года.

Самое серьезное наказание предусматривает Уголовный кодекс. Если докажут, что документ похитили или уничтожили в корыстных целях, наказанием будет штраф до 200 тыс. руб. и даже лишение свободы до года (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Кроме того, не стоит забывать, что, не получив подтверждающих расходы документов налоговая может снять расходы по ним, доначислить налоги, пени и штрафы.

Отдайте бухгалтерию на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice, и вам станет доступна услуга «Процессинг». С нами ваши документы всегда будут в полном порядке и сохранности.

Наводим порядок в бумагах: 8 идей

Хранение документов дома: наводим порядок в бумагах

В наш век интернет-записей и технологий, вопрос «куда делась та маленькая голубенькая бумажка?!», казалось бы, уже не должен никого волновать в принципе. Однако это не так. Теперь различные кусочки бумаги чаще всего имеют статус прекрасного воспоминания, которое очень хочется сохранить навеки. Это могут быть корочки от билетов в дальние страны, приглашение в театр или просто милая записочка, которую вам кто-то когда-то оставил на столе. Со временем количество подобных бумажных «залежей» растет и растет, незаметно превращая помещение в склад. А что уж говорить о людях, которые любят писать соообщения на стикерах, развешивая их то тут, то там. Мы нашли восемь идей для хранения бумаг, позволяющих не потерять ни одного важного документа и одновременно организовать пространство в помещении.

Содержание:

1. Папка

Папка для бумаг – это первое что приходит в голову при мыслях об их хранении, особенно если большую часть составляют бумаги рабочего характера. Папка удобна тем, что позволяет расположить бумаги в определенном порядке и по классификации, кроме того, вы можете хранить в ней бумаги разного размера.

Папки могут быть выполены в самом различном цвете и дизайне, поэтому легко впишутся в пространство любого рабочего стола. Кроме того, они очень вместительны и не занимают много места, поэтому станут отличным решением, если у вас много бумаг, но развернуться с ними совершенно негде.

2. Корзина

Корзина для бумаг является очень практичным, а также многовариантным решением. В зависимости от того, где вы намереваетесь ее расположить, меняется и ее внешний дизайн. Если бумаги должны быть всегда под рукой, лучше остановить выбор на прозрачной корзине: так вы будете видеть, что и где лежит.

Если вы просто хотите убрать бумажки с глаз долой, но выбросить их не поднимается рука, можно купить корзину с более плотным плетением, по цвету гармонирующую с интерьером. Ее можно поставить на шкаф или под стол, но советуем вам надписывать ее, что потом не забыть, что вы туда поместили.

3. Держатель для бумаг

Держатель для бумаг пригодится для хранения памятных бумажных вещиц, а также для бумажек с нужными телефонами или записок-подсказок.

Держатель может быть выполнен как в лаконичном, так и в затейливом духе, поэтому станет прекрасным элементом декора для комнаты.

4. Коробки

Если у вас действительно много бумаг и все они абсолютно разного свойства, правильным решением будет хранить их в коробках, разместив по тематике или по размеру. Разумеется, коробки не должны быть отголоском покупок бытовой техники – выбирайте яркие и нестандартные модели, которые дополнят стиль интерьера.

Коробки также лучше надписывать, кто знает, вдруг вам захочется перечитать их содержимое?

5. Доска-органайзер

Идеальное решение для тех, кто проводит много времени за рабочим столом, поэтому постоянно озабочен поиском затерявшегося стикера или нужного чека.

Доска-органайзер можеть быть выполнена в самых различных вариациях, начиная от рамки, к которой кнопками крепятся записочки и заканчивая многофункциональными ящичками и магнитной доской. Тут все зависит от того, что является более удобным лично для вас.

6. Мини-комод

Мини-комодик является очень изящным решением для хранения, а декорировать его вы сможете по своему вкусу: для этого лишь стоит приобрести деревянную заготовку в Икее, ну или попросить какого-нибудь знакомого смастерить ее лично для вас.

Выдвижные ящички в таком комоде очень функциональны и идеально подходят для хранения самых маленьких бумажек, которые сразу теряются навеки вечные. Теперь этого больше не будет! Если вам нравится лаконичный деревянный вариант подобного комодика, то он также будет весьма уместен, особенно в минималистичных интерьерах.

7. Почтовый ящик

Очень оригинальное решение, идеально подходящее для хранения писем и открыток. Впрочем, вы можете прятать туда и милые записочки, которые бы хотели скрыть от посторонних глаз, но ни в коем случае не потерять!

Ящик лучше всего размещать на стене или на двери, и выбирать яркие цветовые вариации: таким образом, каждый взгляд, брошенный на него, будет улучшать вам настроение. Кроме того, в ящике можно оставлять послания для домашних – главное только не забывать его проверять, а то вдруг кто-нибудь уже третий день ждет письменного ответа на вопрос, куда подевались его носки. Ну а в день Святого Валентина вы сможете использовать почтовый ящик по прямому назначению!

8. Карман-конверт

Практичное решение для хранения бумаг, позволяющее экономить пространство. Подобные кармашки можно разместить сбоку стола, на кухне или в прихожей и хранить там бумаги, разделив их по тематике.

Например, в конверте на кухне можно держать чеки на продукты и записочки с пожеланиями что-то купить, в комнатном конверте это могут быть стикеры с номерами телефонов, а в прихожей бумажки, неожиданно найденные на полу. Хотя. после наших идей такое вряд ли случится, правда?

Надеемся, что да. И теперь ваши бумаги всегда будут в идеальном порядке!

Читайте также  Большая новинка от Great Wall

Архивное хранение документов

Зачем нужно архивное хранение документов?

Хранение документов в Архиве – возможность освободить место для того, что важно для бизнеса, одновременно сохраняя ваши деньги.

Экономия на аренде помещений

Хранение документов в офисе, по статистике, занимает до 20% офисного пространства. Переместив документы на хранение в архив ОСГ, вы освобождаете до 20% арендованной площади, и можете отказаться от неё, сократив расходы на аренду, либо использовать это пространство с пользой, обустроив приятную клиентскую зону или рабочие места для своих новых сотрудников.

Экономия на поиске документов

Хранение документов в Архиве ОСГ осуществляется с контролем перемещения документов на всех этапах. Регистрируя каждое перемещение документов, мы всегда знаем где находится документ, который нужен вам прямо сейчас, и по запросу доставляем оригинал документа к вам в офис или скан-копию через е-Архив. Вам не нужно тратить время на поиск документов, и оплачивать рабочее время сотрудников, потраченное на поиск нужного документа.

Надёжное хранение документов и защита данных

Архивы документов ОСГ оборудованы согласно ГОСТ и международным требованиям к организации Архивов. Доступ в каждый Архив и систему учёта коробов строго разграничены. Это обеспечивает высокий уровень сохранности документов и конфиденциальности данных. Хранение документов в профессиональном Архиве ОСГ помогает вам исполнять требования информационной безопасности.

Соблюдение законодательства

К условиям хранения документов, сроку хранения документов, комплектованию архивных документов и т.д. предъявляются требования в соответствии с законодательством РФ. Высококвалифицированные архивисты ОСГ помогут вам правильно и экономично организовать хранение документов в архиве, соблюдая действующую нормативно-правовую базу РФ.

Как правильно организовать хранение документов в Архиве?

Мы рекомендуем вам подготовиться к хранению документов в зависимости от типа ваших документов и тех задач, которые вы будете решать, обращаясь к документам.
Получите консультацию

Для быстрой и чёткой работы с документами мы организуем все этапы обработки документов: от упаковки в архивные короба до передачи документов в государственный архив.

  • Упаковка документов
  • Каталогизация документов (составление реестра документов)
  • Экспертиза ценности документов с указанием сроков хранения
  • Переплёт и брошюровка документов при необходимости
  • Сканирование документов и создание электронного архива (е-Архива)
  • Конфиденциальное уничтожение документов по истечении срока хранения

ОСГ создала современные архивные хранилища во многих городах России: Москва, Лобня, Барнаул, Владивосток, Волгоград, Воронеж, Домодедово, Екатеринбург, Иркутск, Казань, Калининград, Краснодар, Красноярск, Минеральные Воды, Нижний Новгород, Новосибирск, Омск, Пермь, Ростов-на-Дону, Самара, Санкт-Петербург, Саратов, Среднеуральск, Сургут, Томск, Тюмень, Уфа, Хабаровск, Челябинск.

Видео про хранение документов в ОСГ

ОСГ Рекордз Менеджмент — самая крупная архивная компания в России и странах СНГ. Для вас мы оборудовали 50 Архивов, посмотрите в видео как мы храним ваши документы.

Как хранить документы в офисе: советы по организации рабочего пространства

Есть мнение, что для эффективной работы важны качество и быстрота ее выполнения. Частично это так. Не менее важна продуманная организация рабочего пространства в офисе. Для таких целей используются подставки для бумаг, папки, а также офисная мебель и специальные лотки. Они используются для хранения нужных документов, в частности архива и бумаг.

Чтобы вещи в офисе были упорядоченными, важно правильно организовать их хранение. Как это сделать, мы расскажем в этой статье.

С чего начать

Избавиться от ненужных вещей

Для начала следует избавиться от ненужных вещей, которые могут быть в рабочем столе, тумбах и шкафу. Выбросить следует все, что годами не используется, устарело и не приносит пользу. Это могут быть старые коробки для бумаг, непригодная для эксплуатации канцелярия (поломанные ручки, карандаши, неисправные ножницы), неактуальные документы.

Касательно последнего варианта лучше уточнить у начальства, которое может принять решение сдать старые, но нужные документы в архив. После такой чистки вы приятно удивитесь, сколько останется места для хранения документов в папках и офисной мебели.

Чтобы в дальнейшем не скапливались ненужные вещи, нужно раз в несколько месяцев делать генеральную уборку рабочего стола, тумбочек, полок и другой мебели. Чтобы было проще выкидывать ненужные вещи, поставьте рядом мусорное ведро.

Найти место для офисных мелочей

Для хранения нужных мелочей (скрепки, ручки, карандаши, ластик, стикеры и т. д.) предусмотрены специальные органайзеры, корзиночки, стаканы. Их вариации нужно выбирать в зависимости от вида и количества офисных мелочей.

Для тех, кто не любит хранить канцелярию на виду, можно купить варианты, подходящие для помещения в ящики и тумбы – решение для обстановки «минимализм». Альтернативный вариант – найти сподручное место на столе.

Документы и папки: организовываем правильное хранение

Главный источник захламления стола – бумаги. Чтобы их упорядочить, желательно завести папки или лотки для нужных файлов и бумаг. Это хорошая альтернатива изношенным коробкам. В одних из них можно хранить документацию, которая в работе, в других – документы, ожидающие обработки, а в третьих – для последующего помещения в архив.

Чтобы быстрее найти нужный документ, папки целесообразно подписывать в зависимости от их группы и предназначения. Лотки (папки) с подписью «Разное» делать нежелательно. Так как так с большой вероятностью в них будет скапливаться хлам.

Не нужно документам лежать без дела. Их следует сортировать по назначению, например, в лотки и рассматривать как задачи, которые нужно сделать.

Особенности папок

Для архива можно использовать картонные папки на завязках. На них, как правило, есть места для подписи. В стандартное картонное изделие можно поместить порядка 50 листов. Также они подходят для хранения документации в небольшом количестве. Папки-регистраторы практичны для ведения текущей документации, помещенной в файлы. Они не занимают много места и позволяют при поиске нужных файлов листать их, как книгу.

Папки на резинках – практичное решение для поездок с деловой документацией, а изделия с прижимом – отличный выбор для выступлений и презентаций.

Полезные советы по организации хранения документов

Для удобной организации пространства на работе предлагаем ознакомиться с полезными советами:

Сортировка папок. Можно сортировать папки по темам и категориям, по алфавиту, годам или же использовать несколько перечисленных вариантов.

Сделайте запас папок, чтобы их окончание не застало врасплох.

Важные и свежие документы храните в зоне ближайшего доступа.

Делайте копии важных бумаг для хранения их на компьютере.

Не храните то, что больше не потребуется.

В интернет-магазине «B2B-Korall» можно купить эргономичные и качественные лотки, папки, архивные боксы, специальные коробки и другую канцелярию. Сервисом и качеством товаров остается довольным каждый клиент.

Как организовать хранение документов в офисе

Когда человек завален различной работой, ему сложно уследить за чистотой своего рабочего стола и документов.

Со временем в офисе скапливаются десятки различных папок и бумаг, и разобраться какую где хранить, крайне сложно. Помочь с организацией хранения документов в Москве поможет компания Антресоль 24 https://antresol24.ru/xranenie-dokumentov/.

Из-за чего происходит подобный хаос на рабочем столе и как организовать хранение офисных документов?

Читайте также  Тюнеры ETS создали самый быстрый в мире Nissan GT-R

Причины беспорядка документов в офисе

Ответов на вопрос почему случаются подобные беспорядки несколько:

  1. Документы поступают в офис чаще, чем успевают обрабатываться. Вследствие этого происходит накапливание, это горячо известный факт.
  2. Отсутствие какой-либо системы по хранению. Обычно документы просто приносят и складывают на столе, впоследствии сложно разобраться во всей этой куче.
  3. Нехватка времени для того, чтобы разобраться со всей горой документов.
  4. Человек нередко просто откладывает документы в сторону и думает продолжить позже, но спустя время их становится только больше.

Все эти факты наталкивают на мысль о необходимости введения кардинальных изменений в хранение документов в офисе.

Советы по организации хранения документов

Рекомендуется придерживаться следующих советов для оптимального порядка на рабочем столе и офисе в целом:

  1. Выделяйте 1-2 раза в неделю время для того, чтобы разобрать скопившиеся документы. Мы часто теряемся в этом хаосе бумаг из-за того, что вовремя не разложили их по нужным местам.
  2. Старайтесь отсортировать поступающие документы по срокам. Убирайте со стола те документы, на решение которых отведено больше времени. Оставьте на столе бумаги с поджимающими сроками.
  3. Не храните в офисе ненужные для работы документы. Часто приносят различные бюллетени и другие рекламные бумаги. Если они не имеют отношения к работе, лучше их убрать.
  4. Придумайте собственную систему по хранению бумаг. Распределяйте документы вместе по каким-либо признакам, это значительно упростит поиск нужных бумаг и сэкономит много вашего времени.
  5. Храните на столе только те газеты, которые планируете прочесть полностью, а не 1-2 статьи отдельно. Это позволит сохранить на рабочем столе больше свободного времени.
  6. Рядом с вами должны находиться только бумаги, ждущие срочного рассмотрения, несрочные уберите подальше.
  7. Те бумаги, сроки и важность которых ещё не определены, рекомендуется держать отдельно от срочных и несрочных.
  8. Старайтесь запоминать от кого и когда была получена та или иная папка с бумагами, это позволит избежать в дальнейшем проблем. Когда человек хорошо помнит, кто приносил документы, и когда бумаги ждут рассмотрения, то это значительно упрощает рабочий процесс.

Создать правильный порядок на рабочем столе и в офисе можно, если приложить достаточно сил и времени для решения этого вопроса.

Следуйте предоставленным в статье советам и старайтесь не накапливать на столе лишние и ненужные документы, при таком отношении они превратятся в гору неразобранной бумаги.